अपने डेटा के मालिक बनें: अब तक एकत्र किया गया हर सबमिशन एक्सपोर्ट करें

फ़ॉर्म सबमिशन किसी तीसरे-पक्ष की सेवा को सौंपने का मतलब है उस डेटा के लिए उन पर भरोसा करना जो आपको किसी दिन पूरा वापस चाहिए हो सकता है - कोई स्क्रीनशॉट नहीं, कोई अधूरा CSV नहीं, सब कुछ, उस फ़ाइल सहित जो किसी ने अठारह महीने पहले नौकरी के आवेदन में जोड़ी थी। यह हिचकिचाहट वाजिब है। एक फ़ॉर्म बैकएंड जो आपको अपना ही डेटा केवल अपने UI के ज़रिए पढ़ने देता है, वह ऐसा बैकएंड है जिसे आप किराए पर ले रहे हैं, इस्तेमाल नहीं कर रहे।

Formhook का जवाब है एक-क्लिक पूर्ण-अकाउंट एक्सपोर्ट: हर फ़ॉर्म, हर सबमिशन, हर अपलोड की गई फ़ाइल, एक ही ZIP आर्काइव में पैक जिसे आप डाउनलोड करके अपने पास रखते हैं। यहाँ बताया गया है कि इसमें ठीक क्या है और यह फ़ॉर्मेट जान-बूझकर क्यों चुना गया।

आर्काइव में असल में क्या है

अकाउंट पेज से, एक्सपोर्ट ट्रिगर करने पर formhook-export-YYYY-MM-DD.zip नाम की ZIP फ़ाइल स्ट्रीम होती है। इसके अंदर दो चीज़ें हैं:

• एक export.json मैनिफ़ेस्ट - एक संरचित दस्तावेज़ जिसमें आपके अकाउंट का विवरण, आपके स्वामित्व वाला हर फ़ॉर्म, और उन फ़ॉर्म्स के हर सबमिशन शामिल हैं, हर सबमिशन अपना पूरा फ़ील्ड डेटा और साथ ही यह मेटाडेटा भी लेकर आता है कि वह कब आया और किस फ़ॉर्म से संबंधित है।
• मूल अपलोड की गई फ़ाइलें - आपके फ़ॉर्म्स के ज़रिए अब तक भेजा गया हर अटैचमेंट, अपने ख़ुद के पाथ पर संग्रहीत और मैनिफ़ेस्ट में उसके संबंधित सबमिशन एंट्री द्वारा संदर्भित, बिल्कुल वैसा ही बाइट-दर-बाइट जैसा अपलोड किया गया था।

कुछ भी संक्षेपित, नमूने के तौर पर लिया या छोड़ा नहीं जाता। एक्सपोर्ट आर्काइव को बनते ही स्ट्रीम करता है, इसलिए चाहे आपके पास सौ सबमिशन हों या एक लाख, यह उसी तरह स्केल होता है - आप किसी ऐसे रिपोर्ट जॉब का इंतज़ार नहीं करते जो टाइमआउट हो सकता है।

JSON क्यों, स्प्रेडशीट क्यों नहीं

यह मान लेना आसान होगा कि एक "असली" एक्सपोर्ट का मतलब है एक CSV जिसे स्प्रेडशीट में खोला जा सके, और कई फ़ॉर्म टूल यही डिफ़ॉल्ट रूप से करते हैं। ख़ासतौर पर फ़ॉर्म डेटा के लिए, यह ग़लत डिफ़ॉल्ट है। दो चीज़ें एक फ़्लैट CSV को तोड़ देती हैं:

• अलग-अलग फ़ॉर्म के फ़ील्ड अलग-अलग होते हैं। आपका संपर्क फ़ॉर्म शायद नाम, ईमेल और संदेश इकट्ठा करता है; आपका नौकरी आवेदन फ़ॉर्म एक रिज़्यूमे अपलोड और तीन कस्टम सवाल इकट्ठा करता है। दोनों को एक फ़्लैट टेबल में ठूँसें और आपको या तो खाली कॉलमों की बिखरी गड़बड़ मिलेगी, या फिर वे फ़ील्ड खो जाएँगे जो पहले चुने गए स्कीमा में फ़िट नहीं बैठते।
• सबमिशन में फ़ाइल अटैचमेंट हो सकते हैं। एक CSV सेल ज़्यादा से ज़्यादा एक फ़ाइल नाम रख सकता है - फ़ाइल ख़ुद नहीं। आपको स्प्रेडशीट की पंक्तियों और फ़ाइलों के फ़ोल्डर के बीच एक अलग, मैन्युअली बनाए रखा जाने वाला मैपिंग चाहिए होगा, और यह मैपिंग ठीक वैसी चीज़ है जो आउट ऑफ़ सिंक हो जाती है।

JSON में ऐसी कोई सीमा नहीं है। हर सबमिशन अपना आकार बनाए रखता है, नेस्टेड संरचना नेस्टेड ही रहती है, और हर सबमिशन पर एक files ऐरे सीधे उसी आर्काइव के भीतर अटैचमेंट के पाथ की ओर इशारा करता है। पूरी निष्ठा के साथ सुरक्षित रहने के लिए कुछ भी फ़्लैट या अंदाज़े से नहीं करना पड़ता।

अगर आपको वाक़ई स्प्रेडशीट चाहिए

इसका यह मतलब बिल्कुल नहीं कि अगर किसी ख़ास काम के लिए आपको स्प्रेडशीट चाहिए तो आप फँस गए हैं - जैसे Excel में पिछली तिमाही के लीड फ़िल्टर करना। export.json सादा, दस्तावेज़ीकृत, संरचित JSON है, कोई मालिकाना ब्लॉब नहीं जिसे डिकोड करने के लिए आपको Formhook के UI की ज़रूरत हो। एक छोटी-सी स्क्रिप्ट, या कोई भी रेडीमेड JSON-से-CSV कन्वर्टर, सबमिशन ऐरे को कुछ ही पंक्तियों में स्प्रेडशीट में बदल देता है, बिल्कुल वही फ़ील्ड कॉलम के रूप में चुनकर जो आप वाक़ई चाहते हैं। एक्सपोर्ट का मक़सद हमेशा के लिए CSV से बचना नहीं है - बल्कि अंतर्निहित डेटा को ऐसे फ़ॉर्मेट में रखना है जिसने पहले से कुछ नहीं फेंका है, ताकि यह तय करना आपके हाथ में रहे कि उसका क्या करना है, न कि Formhook पहले से ही यह तय कर दे।

इसे कैसे ट्रिगर करें

एक्सपोर्ट डैशबोर्ड के अकाउंट पेज पर मौजूद है: एक बटन, एक प्रमाणित अनुरोध, एक ZIP डाउनलोड। न कोई सपोर्ट टिकट भरना, न किसी के आपकी ओर से क्वेरी चलाने का इंतज़ार - यह हर अकाउंट पर, हर स्तर पर उपलब्ध वही एक क्रिया है।

डेटा पोर्टेबिलिटी कोई अतिरिक्त सुविधा नहीं है

अगर आप EU में लोगों से फ़ॉर्म सबमिशन इकट्ठा करते हैं, तो यह भी महज़ सुविधा भर नहीं है - GDPR का डेटा पोर्टेबिलिटी अधिकार का मतलब है कि आपके फ़ॉर्म सबमिट करने वाले लोग अपना डेटा एक संरचित, आमतौर पर इस्तेमाल किए जाने वाले, मशीन-पठनीय फ़ॉर्मेट में माँग सकते हैं, और आपको उसे दे पाने में सक्षम होना चाहिए। export.json ठीक वही फ़ॉर्मेट है, चाहे आपके अपने अकाउंट के लिए हो या किसी पोर्टेबिलिटी अनुरोध का जवाब देते समय अंतर्निहित डेटा स्रोत के रूप में। एक्सपोर्ट से परे कंप्लायंस को और क्या चाहिए, इसकी पूरी तस्वीर के लिए हमारी GDPR-अनुरूप संपर्क फ़ॉर्म गाइड देखें।

फ़ॉर्म बैकएंड को कभी भी ऐसी जगह नहीं होना चाहिए जहाँ आपका डेटा अटक जाए। अधिक जानकारी के लिए डॉक्स देखें, या प्राइसिंग पर हर स्तर पर क्या शामिल है इसकी तुलना करें - एक्सपोर्ट हर प्लान पर उपलब्ध है, मुफ़्त सहित।