Maîtrisez vos données : exporter chaque soumission de formulaire jamais collectée

Confier les soumissions de vos formulaires à un service tiers, c'est lui faire confiance pour des données que vous pourriez un jour vouloir récupérer intégralement - pas une capture d'écran, pas un CSV partiel, tout, y compris le fichier joint à une candidature envoyée il y a dix-huit mois. Cette hésitation est légitime. Un backend de formulaires qui ne permet de lire vos propres données que via sa propre interface est un backend que vous louez, pas que vous utilisez.

La réponse de Formhook est un export complet du compte en un clic : chaque formulaire, chaque soumission, chaque fichier téléversé, regroupés dans une seule archive ZIP que vous téléchargez et conservez. Voici exactement ce qu'elle contient et pourquoi ce format est délibéré.

Ce que contient réellement l'archive

Depuis la page de compte, déclencher un export diffuse un fichier ZIP nommé formhook-export-YYYY-MM-DD.zip. Il contient deux choses :

• Un manifeste export.json - un document structuré contenant les détails de votre compte, chaque formulaire que vous possédez, et chaque soumission à travers ces formulaires, chacune portant l'intégralité de ses données de champ ainsi que des métadonnées comme sa date d'arrivée et le formulaire auquel elle appartient.
• Les fichiers téléversés d'origine - chaque pièce jointe jamais envoyée via vos formulaires, stockée sous son propre chemin et référencée par l'entrée de soumission correspondante dans le manifeste, identique octet pour octet à ce qui a été téléversé.

Rien n'est résumé, échantillonné ou laissé de côté. L'export diffuse l'archive au fur et à mesure de sa construction, si bien qu'il passe à l'échelle de la même manière que vous ayez cent soumissions ou cent mille - vous n'attendez pas un job de rapport susceptible d'expirer.

Pourquoi du JSON, et non un tableur

Il serait facile de supposer qu'un « vrai » export signifie un CSV ouvrable dans un tableur, et de nombreux outils de formulaires en font effectivement leur choix par défaut. Pour les données de formulaire en particulier, c'est le mauvais choix par défaut. Deux choses font échouer un CSV plat :

• Des formulaires différents ont des champs différents. Votre formulaire de contact collecte peut-être nom, e-mail et message ; votre formulaire de candidature collecte un CV téléversé et trois questions personnalisées. Forcez les deux dans une seule table plate et vous obtenez soit un fouillis épars de colonnes vides, soit la perte de champs qui ne rentrent pas dans le schéma choisi en premier.
• Les soumissions peuvent porter des pièces jointes. Une cellule CSV peut contenir un nom de fichier au mieux - pas le fichier lui-même. Il faudrait un mappage séparé, maintenu manuellement, entre les lignes du tableur et un dossier de fichiers, et ce mappage est exactement le genre de chose qui finit par se désynchroniser.

Le JSON n'a pas ce plafond. Chaque soumission conserve sa propre forme, la structure imbriquée reste imbriquée, et un tableau files sur chaque soumission pointe directement vers le chemin de la pièce jointe dans la même archive. Rien n'a besoin d'être aplati ni deviné pour être préservé avec une fidélité totale.

Si vous voulez vraiment un tableur

Rien de tout cela ne vous bloque si un tableur est ce qu'il vous faut pour une tâche précise - filtrer les prospects du dernier trimestre dans Excel, par exemple. export.json est du JSON structuré, simple et documenté, pas un blob propriétaire nécessitant l'interface de Formhook pour être déchiffré. Un court script, ou n'importe quel convertisseur JSON-vers-CSV prêt à l'emploi, transforme le tableau des soumissions en tableur en quelques lignes, en choisissant les champs que vous voulez réellement comme colonnes. Le but de l'export n'est pas d'éviter le CSV pour toujours - c'est de garder les données sous-jacentes dans un format qui n'a rien jeté d'avance, pour que ce soit vous qui décidiez quoi en faire plutôt que Formhook qui décide à votre place en amont.

Comment le déclencher

L'export se trouve sur la page de compte du tableau de bord : un bouton, une requête authentifiée, un téléchargement ZIP. Aucun ticket de support à ouvrir, aucune attente qu'on exécute une requête en votre nom - c'est la même action disponible pour chaque compte, à chaque niveau.

La portabilité des données n'est pas un luxe

Si vous collectez des soumissions de formulaire venant de personnes dans l'UE, ce n'est pas non plus qu'une simple commodité - le droit à la portabilité des données du RGPD signifie que les personnes ayant soumis vos formulaires peuvent demander leurs données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et vous devez être en mesure de les produire. export.json est exactement ce format, pour votre propre compte ou comme source de données sous-jacente lorsque vous devez répondre à une demande de portabilité. Voir notre guide sur le formulaire de contact conforme au RGPD pour une vision plus complète de ce qu'exige la conformité au-delà de l'export.

Un backend de formulaires ne devrait jamais être un endroit où vos données restent coincées. Pour en savoir plus, consultez la documentation, ou comparez ce qui est inclus à chaque niveau sur la page tarifs - l'export est disponible sur tous les plans, y compris Gratuit.